2. FITのオペレーション：実務
業務中の経費、支払い、 クーポン、など
業務に必要な携行金は、
担当ガイドの銀行口座に振り込まれます。
各種クーポン券などは、
1. 旅行社様へ出向いて打合せし、
その時に受け取る。
2. 電話打合せならば、必要書類と一緒に
宅配便で送ってもらう。
クーポン券の使い方など不安に思うことは、
必ず旅行会社の担当者に確認し、
絶対に、自分で勝手に判断しないこと。
公共交通機関利用、食事もフリーの場合などは、
携行金が用意されず、
ガイドに立替を依頼される場合もあります。
この【立替】内容も、
案件によって異なりますので、
必ず担当者に確認します。
レストランは好きに決めていいが、
予算が設定されている場合は、
領収書は、指示された予算以内で
収めなければなりません。
ゲストが、予算超過の食事を希望する場合、
差額は別途お支払いが必要となる旨を
説明して了承いただき、
領収書は分けてもらわなければいけません。
食事がツアー料金に入っていない場合は、
完全にゲスト負担となります。
食事フリーの場合、ガイドは、
旅行社が設定したガイド昼食代を請求できます。
ゲストと同席してご馳走になれば、
旅行社への食事代請求は、ありません。
別々に食事をした場合のみ、
ガイドの規定分の食事代を請求できます。
ゲストが食事を別々にしてほしいと
希望されたら、ゲストの食事店までお連れし、
何時に迎えにくるか決めます。
その時には、外に出ないで、
店内で待つようお伝えします。
適当に外を歩いて迷子になると困るからです。
立替えるとは考えられないことですが、
ここは選択の余地はありません。
交通費
ガイドの自宅最寄駅から、
ゲストとミート場所までの往復交通費は、
旅行社に請求できます。
但し、タクシー利用は、
決められた条件内で（夜遅くてバスがない等）、
担当者が事前に許可した場合のみ認められます。
ゲストとミートしてから業務終了までの
業務中交通費がどうなるのかも、
旅行のプランによって違いますから、
間違えないよう確認します。
時にも確認しておきます。
稀に、ゲストの認識と、旅行社からの指示が
違っていることがあります。
そのような場合は、旅行社に連絡をして確認し、
けして、ガイドが勝手に判断してはいけません。
ゲストの認識が違う場合は、
ほとんどがゲストの勝手な思い込みですが、
ギクシャクした空気にならないよう配慮しないと、
やりにくい雰囲気になってしまいます。
金銭関係の齟齬は、早急に担当者に報告します。
後になってから、ゲストが自分のエージェントに
クレームにすると、時間が経過しているだけに、
厄介なことになってしまうからです。
報告書
短い報告書を求められることもあります。
はじめのうちは、自分の勉強のためにも、
各地点の出発時刻、到着時刻、訪問場所、
食事店、実際に食べたものと価格、
その他諸々を、毎回メモしておき、
次回からの業務の参考にします。
団体ツアーでも毎回記録して、
業務の参考にしているガイドは大勢います。
ゲストとミートするために
さて、FITでは、業務当日、知らない人同士が
会うわけですが、どのように？
色々なやり方があるでしょうが、
筆者が実践している方法は、以下の通り。
テンプレなどを使い、シンプルでオリジナルな
デザインのFAXを作ります。
本日ご宿泊のナニナニ様へ、
このメッセージをドアの下から入れて
お届けくださいますようお願いいたします。
その下に、お客様宛のメッセージとして、
—以下、担当言語で—
私は、明日、都内１日観光を担当する、
通訳ガイドの〇〇△△です。
予定通り、明日、フロント前で
９時にお待ちしています。
目印に、赤い魚のガイド棒を持っています。
このFAXをお持ちいただければ、
分かりやすいと思います。
明日のお天気はナントカの予定、
気温は最高気温いくつ、最低気温ナンボ、
明日、楽しみにしています。
のように、簡単な確認内容にします。
ドアの下から入れてくださいと
お願いすることがポイントです。
メッセージ・ランプが付いていても、
気が付かない人のほうが多いからです。
この場合、FAX送信前に、ホテルに電話して、
自分は、通訳案内士のナントカで、
どこそこの旅行社からの依頼を受け、
明日、〇〇〇様の都内１日観光の業務を
担当することになっております。
○○〇様は、ご到着でしょうか、
もうチェックインされているでしょうか、
などと確認を入れます。
ゲストの個人情報に関わりますので、
怪しい者ではないことをお伝えすることと、
ほんとうにそのゲストが、
そのホテルに到着しているかの確認にもなります。
似ている名前のホテルでは、稀に、
情報が間違えて伝わっていることもあり、
「そのような方の予約は入っていない」と
言われることもあるのです。
ゲストの滞在の確認がとれたら、
これからFAXを流すので、
それを、お客様のお部屋のドア下から
入れてほしいとお願いしてFAXを流し、
FAXが間違いなく届いたか確認の電話をします。
このとき、別なスタッフさんが対応されて、
メッセージ・ランプを付けておきますと、
言われたりしますが、上記の通り、
氣が付かない人のほうが多いのでとお話したうえで、
ドア下から入れていただけるよう、お願いします。
前日のお昼前後に電話確認をして、
ドライバー様のお名前、携帯電話番号、
車種、車番、配車時間を聞きます。
これらの情報も個人情報になりますので、
厳正に管理してください。
業務当日
ドライバー様と打合せ
専用車が手配されていれば、
予定の30分前には到着していますので、
ドライバー様と打合せします。
行程が決まっていれば、各地での乗降場所、
そこまで行くルートなどを確認します。
FITの場合、お客様のご希望や
ご了解次第で、行程の変更は可能です。
あらかじめ、行程が決められている場合は、
念のため、エージェント担当者に、
行程変更の連絡するほうが確実です。
行程が決まっていなければ、
ガイドが考えているプランをお伝えします。
ドライバー様が良案をご提案くださる
こともあり、とても勉強になります。
TIP
エージェント様からドライバー様へ
TIPを渡す場合、金額は決められており、
TIP受取の領収書が必要な場合は、
先に必要事項（会社名、住所、氏名など）の
記入をお願いし、必要書類をお渡しします。
お客様をお連れした時点で受け取れば、
受取忘れがありません。
お客様もドライバー様へTIPをお渡しします。
—-最近は、出さない人もいますが—-
これは一般化している習慣ですが、
時々、新人ドライバー様が、
≪先ほどもいただきましたから≫などと
遠慮する方がいます。
エージェント様からのものと、
お客様からのものは別ですから、
受け取っていただけるよう促し、
早めにお受け取りいただきます。
ということをお客様は理解できず、
「日本人はチップを受け取らない」
「日本人にチップをあげてはいけない」
というウワサが広まり、
いただけるはずだったものが消えてしまうと、
大勢に迷惑がかかります。
そのようなことが重なってかどうか、最近は、
富裕層のゲストでもTIP無しという方がいます。
ゲストとミート
ゲストと会ったら、まず自己紹介とご挨拶、
体調を尋ね、行程や経費の確認します。
行程は、決まっているものがあれば、
その通りでいいか確認。
フリー行程なら、まずご希望を聞き、
あればそれを優先する。
任せると言われたら、あからじめ考えた
プランを実行しますが、移動しながら、
お話しながら、ゲストの特徴や傾向を観察し、
適宜、ゲストに合うように提案をして、
行程や順番などをアレンジします。
ゲストの体調不良により、
最初の訪問地が病院になったことがあります。
その時は、軽い鼻炎で済み、
診断も観光は全く問題ないとのことでしたので、
病院のあとは普通に観光に出掛けました。
健康と安全はすべてに優先します。
薬局で済みそうか、
病院へ行く必要があるかどうか、
休んでいたいのか、ゲストの体調不良は、
必ずエージェント担当者に連絡して
指示を仰ぎます。軽症と思われる場合でも、
念のためエージェント担当者に連絡を入れます。
業務時間超過
業務時間は契約で決まっています。
朝、出発時にも説明しておくと間違いありません。
出発時刻と帰着時刻も決められています。
5～10分程度ならともかく、
あきらかに超過業務になりそうな場合は、
できるだけ早めに、超過業務の条件を説明し、
了解が得られればエージェントにも連絡のうえ、
業務を続けます。
終了時刻は、お客様と時計を見ながら、
「現在、何時何分、終了と報告します」と確認し、
すぐにエージェントに業務終了報告をします。
業務終了報告は、電話にするかメールがよいか、
事前に、エージェント担当者に確認しておきます。
車を降りて、業務終了となった後に、
ガイドに色々な情報を聞き始める方もいます。
ある程度は仕方ないにしても、程度問題です。
経験を積むためにお付合いしよう
・・・という考えはやめましょう。
足元を見られて、
同業者に迷惑がかかります。
無料奉仕をするべきではありません。
桜が咲いているころなら、
ベテランのドライバー様なら、
「桜が綺麗な道を選んで走りますね」
などと積極的に協力してくれます。
ドライバー様がベテランでない方の場合は、
できるだけ景色のよい道を通ってもらえるよう、
ガイドが情報を提供します。
渋滞を避ける道も、ガイドも
知っておくに越したことはありません。
駆け出しのうちは、ドライバー様から、
教えていただくことが沢山あります。
自分で少し慣れてきたとき、
駆け出しのドライバー様と組むことがあれば、
積極的に情報提供をしてお互い、
うまく催行できるよう協力しながら、
スキルを磨き合っていくかんじです。
報告書関係などの実務については、
団体ツアーの範疇で詳しくお話します。
コメント