ブログの活用法を記事にしました。

21. 【新人】通訳ガイド:貸切バス(専用車)

オペレーション

貸切バス

団体旅行は、ほとんどを貸切バスで移動します。
バスなくして、ツアーは成り立ちません。
この項目は、FITのハイヤーに置き換えて読むこともできます。

バス情報確認

バスの配車は、催行前日のお昼過ぎに決まることが多いので、
その時間帯に電話するのがベストです。
あくまでも、【営業日単位の前日】ですから、
週末にかかる場合は要注意です。
月曜日が催行日なら、金曜日のお昼過ぎには、忘れずに確認。
その時間に電話しても、まだドライバー様等の予定が
決まっていないと言われたら、折返し連絡を依頼しつつ、
バス会社様から電話が来ることは、きわめて稀ですから、
頃合いを見計らって、こちらから再度連絡します。
営業時間が過ぎたらアウトですから。

旅行会社名、ツアー名、ツアー番号、催行日、
時間、場所、ドライバー様のお名前(漢字も)、
ドライバー様の携帯電話番号、車番などを確認します。
知らないバス会社の場合、バスの色や模様も聞いておくと便利です。
駆け出しのうちは、バスの外見の特徴を聞いておきましょう。
数日前に情報を得ている場合でも、前日にもう一度確認します。
ドライバー様や車番が変更になることもあるからです。

【裏技】
旅行社から、ツアーの最終行程を手に入れたら、
すべてのバス会社に電話して、営業曜日、営業時間を聞いておきます
さらに、営業時間外の緊急連絡用電話番号、あるいは
車庫の電話番号とその電話が通じる時間帯も聞いておきます。
わたしも、バス業務に関しては冷汗をかき、焦りまくったことがありました
そのような事態や、ツアー中に発生する不測の事態に備えて、
これらの情報を聞いておくと、非常に心強いものです。
もちろん、それに安心してよいという意味ではなく、
あくまでも「お守り」ですが、イザというときに威力を発揮しますよ!

バス配車と打合せ

ツアー当日は、30分前にドライバー様と打合せをするのが原則でしたが、
昨今は、バスの配車時間が出発の15分前設定が多くなりましたので、
配車時間も、出発時間の15分前の時間を言われることが増えました。

それでも若干早めに配車されることが多いので、
バス配車時間少し前には、ガイドは荷物と共にスタンバイし、
短く効率的に打合せ
をします。

出発前の打合せの時、当日の経費を入れた封筒をドライバー様に渡します
その経費とは、駐車場代、ドライバー様の昼食補填費、お心付けなどです。
ドライバー様のお心付けは、各旅行社によって様々な表現が使われます。
また、お心付けがある場合は、たいてい、領収書が必要になりますので、
経費と共に、各旅行社から渡される決まった形式の領収書も忘れずに渡して、
必要事項の記入と捺印をお願いしておきます。

ドライバー様に渡す封筒自体は、なんでもいいのですが、
小さめの封筒では不便です。
二つに折れば小銭が落ちないし、領収書なども入れやすく、
多くのドライバー様は、領収書のほかに、
封筒に経費をメモしてくださいますので、
銀行に置いてあるような大きさの程度の縦型封筒が便利です。
長形3号の縦型(定型最大)をまとめて買っておくと便利です。
100均などのもので充分。

その封筒の上のほうに、
日付、バス会社名、ドライバー様名、渡す金額、
下に、そのツアーの旅行社名とガイド名を書きます。

経費としてお渡しする金額は、
その日に必要と思われる金額より少し多めにします。
その日の最後の経費を支払った時点で回収し、
領収書とお釣を確認
します。
お心付けがある時は、ドライバー様の領収書に、
必要事項が記載されているかどうかも確認。

【やや上の方】⇒少し折り返しても全体が見えるように
〇〇〇〇観光バス
〇〇 様
4月〇日
10,000円

【中ほどから下に】
白熊旅行 (会社名かツアー名、どちらかでOK)
通訳ガイド
西園寺公望

【お詫び】スキル不足により、封筒に文字を書き加えることができません。

同じバスで何日も連続して移動する場合、
数日分をまとめたいと希望されるドライバー様もいますが、
ガイドは、精算業務は毎日しなければなりません。
また、数日分をまとめてしまうとミスがあった場合、
ミスを突き止めるのに大変な手間暇がかかります。
精算は、どんなに疲れていても必ずその日のうちに済ませたいので、
特殊な事情がない限り、わたしは1日単位でお願いしています。

この封筒には、その日ごとに必要な金額を入れますが、
必要経費の見当がつかない場合は、ドライバー様にお聞きし、
それより若干多めに入れます。

1万円あれば大丈夫と思われる場合なら、
1万円札1枚を入れても構いませんが、それよりも、
1000円札10枚か、1000円札5枚と5000円札1枚のように、
使いやすい紙幣を入れるようにすると、
ドライバー様のお支払いもスムーズになります。
この封筒をお渡ししたら、
ガイドが見ている前で中の金額を確認していただきます
新券の場合、くっついてしまっている場合もあります。
ガイドが用意した金額で不足しそうな場合は、
ドライバー様が教えてくれますので、
その場で必要な金額を追加すると同時に、
封筒に記載した金額も訂正します。

中には、「足りないかもしれない」と思っても、
言い出せない方もいますので、予算が足りるかどうかは、
必ず、ガイドからお聞きして確認します。
ドライバー様に立替をお願いしてはいけません。

余分にかかる駐車場代

団体が徒歩移動し、どこかでバスに迎えに来てもらうとき、
ドライバー様は駐車場代の出費を遠慮して回送されることが多いのですが、
≪駐車場利用をご利用ください≫と言えるようにしましょう。

ツアー担当者にも「必要があれば、駐車場をご利用いただきます」
と確認しておきます。

バスに迎えに来てもらうときは、乗車予定場所に到着する
15分前を目安に連絡をします。
お客様には、少し待ってもらうことは。
事前に事情を説明しておくことはもちろんですが、
できるだけ待つ時間は少ないほうがいいに決まっています。
駐車場代をケチって回送をお願いした結果、
渋滞に巻き込まれるなどして無駄な時間がかかり、
お客様の満足度も下がる結果になっては、本末転倒です。

バスの契約は、いまはとても厳格になりました。
行程の順番を変えるだけでも、料金が変更になることもあります。
行程順番の変更は、必ず事前にツアー担当者と相談、指示に従います。
夕方はどこも渋滞しますので、決められた時間に
催行が終了するよう時間管理を行います。
行程表通りに最後の見学場所を出発しても、
渋滞がひどくてホテル到着が遅れたりした場合でも、
追加料金が発生する可能性があります。
少々のことは目をつぶってくださいますが、
できるだけご迷惑がかからないようにします。

延長問題

お客様から、もっとゆっくり見たい、最終時間を
遅くしてほしいと言われることもあります。
バスの追加料金がかかると言っても、
「自分達が払うから構わない」と申し出る方もいますが、
最近は、追加料金を払えばいいということだけでは済まなくなりました。
旅行会社とバス会社で取り決められた契約を勝手に変えることはできません。
ましてや当日の変更は不可です。

それでもなおダダをこねるお客様への説明は、次の通りです。
「決められた時間迄にバス会社に戻らないと、
このドライバー様は明日の仕事から外されてしまう。
バス会社も、明日以降ののシフトを全部組み直さなければならなくなる。
そこまでの責任は持てないでしょう」
このような説明をすると、俄然、静かになります。
1日分のお仕事を失ういかねない重大さは、よく理解してもらえます。

ドライバー様の知識

バス移動がどれだけスムーズか、駐車場や乗降場所の利便性は、
お客様にとって、非常に大きな感心事です。
バスにお迎えをお願いしたときに、ベストタイミングでバスが現れれば、
拍手喝采で大喜びされます。

新人のうちは、バスやハイヤーのドライバー様から、
実に沢山のことを教えていただきます。
通訳ガイドは、ベテランのドライバー様から、
多くを教えていただきながら成長するといっても過言ではありません。
新人のうちは、「いま見えているもの」が何なのか、
分からないことも多いだけではなく、ドライバー様から、
「これからナニナニが左側に見えてきますよ、お客様にご案内してください」
などと教えていただき、すぐさまお客様に伝えれば、
カメラを構えてスタンバイし、喜んでいただける、
ということが本当に多いのです。
大幅に助けられたと思うときは、新人のうちは少し大変かもしれませんが、
少しでもよいので、ドライバー様にお心をなさってください。

次回は、空港で、団体のお客様をお迎えする業務について、お話します。
22. 【新人】通訳ガイド:空港出迎え

コメント

error:Content is protected !!
タイトルとURLをコピーしました